Pour la première fois depuis vingt-cinq ans, la France accueillera cet été la conférence mondiale annuelle de l’Ifla (International Federation of Library Associations). Du 16 au 22 août, près de 3 500 congressistes venus du monde entier convergeront vers Lyon pour assister aux dizaines de conférences organisées sur le thème "Bibliothèques, citoyenneté, société : une confluence vers la connaissance", ou à l’une des 23 conférences satellites organisées en France ou dans les pays voisins. L’organisation d’un événement d’une telle ampleur a nécessité un travail considérable et a fortement mobilisé l’ensemble des professionnels français, tous horizons confondus. Mis en place en décembre 2012, le comité national - qui rassemble une quarantaine de personnes (représentants des principales associations professionnelles, des ministères, des grandes institutions documentaires) et coprésidé par le maire de Lyon, Gérard Collomb, et le président de la Bibliothèque nationale de France, Bruno Racine - a donné les grandes orientations stratégiques. L’équipe opérationnelle, elle, se compose de 14 personnes venues de diverses institutions, notamment le Comité français international bibliothèques et documentation (CFIBD), l’Ecole nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques (Enssib), la bibliothèque municipale de Lyon, la Bibliothèque publique d’information (BPI), la Bibliothèque nationale de France, la Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg, sans oublier deux retraitées particulièrement actives.
2 millions d’euros de budget
Les chantiers à mener de front ont été multiples : communiquer largement autour de l’événement, chercher des sponsors, recruter et former les 300 volontaires indispensables au bon déroulement de la manifestation, organiser les 36 circuits de visite de bibliothèques post-congrès. Boucler le budget - 2 millions d’euros - n’a pas été une mince affaire. Il sera couvert par le montant des inscriptions (1 million d’euros), les locations du salon professionnel (environ 350 000 euros), 600 000 euros constitués des subventions fournies par les ministères de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, de l’Education nationale et de la Culture, ainsi que celles des collectivités locales concernées (Ville de Lyon, communauté urbaine de Lyon, conseil général, Région). A cela s’ajoutent 150 000 euros débloqués sur les fonds propres du CFIBD, qui proviennent des recettes engrangées lors du congrès de l’Ifla de 1989 à Paris, judicieusement placées ! Le sponsoring totalise, lui, 110 000 euros.
La préparation n’est pas allée sans quelques motifs d’inquiétude : les volontaires se sont inscrits tardivement, laissant craindre, dans un premier temps, que le nombre nécessaire ne serait pas atteint. L’équipe organisatrice a finalement reçu 500 candidatures pour 300 places ; il a également fallu convaincre la société de transport public lyonnais de ne pas appliquer le service restreint habituel au mois d’août afin de pouvoir répondre à la forte affluence des congressistes vers le centre des congrès, et négocier avec certains prestataires dont le montant des devis avait tendance à s’envoler !
Un lâcher de 5 000 livres
Les enjeux autour du congrès sont importants pour la communauté professionnelle. "Vingt-cinq ans après de congrès de l’Ifla organisé à Paris, nous tenons à montrer combien les bibliothèques et la documentation françaises se sont transformées, explique Pascal Sanz, président du CFIBD. L’autre enjeu important est de faire découvrir l’Ifla aux bibliothécaires français, peu nombreux à participer à son congrès, et préparer la relève des membres français actifs dans les différentes commissions de la fédération. C’est à l’Ifla que s’opère une grande partie de la production professionnelle." La Ville de Lyon, très investie dans l’organisation de la manifestation, a souhaité quant à elle ouvrir largement cette manifestation sur la cité et le grand public. L’opération de "lâcher de livres" est emblématique de cette volonté : pendant tout le congrès, 5 000 livres portant le logo "Passe ton livre" seront déposés dans divers lieux publics, stations de tramway, musées, parcs. Des banderoles dans les rues de la ville signaleront la manifestation et les "night spots", rendez-vous conviviaux organisés chaque soir dans différents lieux (bars, restaurants, péniches), permettront aux congressistes de côtoyer le grand public.
A bicyclette
En marge du congrès de l’Ifla, le circuit à vélo organisé entre Montpellier et Lyon par Cyclo-biblio constituera un moyen inédit en France de communiquer autour des bibliothèques.
Du 6 au 14 août, juste avant le congrès de l’Ifla, une centaine de personnes rallieront Lyon à vélo depuis Montpellier. L’événement, porté par l’association Cyclo-biblio, s’inspire d’une initiative lancée en 2011 par un groupe de bibliothécaires finlandais : à la recherche de nouvelles formes de rencontres entre professionnels et de moyens innovants de promouvoir les bibliothèques, ces derniers ont imaginé "Cycling for libraries", une sorte de conférence internationale à vélo qui, depuis, rassemble chaque année pendant une semaine des bibliothécaires du monde entier sur un trajet différent. Cette année, les cyclistes ont choisi pour slogan "La bibliothèque, c’est plus qu’une histoire de livres". Le parcours prévoit 18 visites de bibliothèques, des conférences de presse, des rencontres avec le grand public, des rendez-vous avec des élus. "Cette manière un peu décalée de promouvoir les bibliothèques est encore assez inhabituelle en France", explique Anne Guégan, responsable adjointe de la bibliothèque universitaire des sciences de l’université de Poitiers, et membre actif de l’équipe organisatrice. Le budget global de l’événement s’élève à environ 40 000 euros. Il a été bouclé grâce aux inscriptions des participants (300 euros par personne), à des subventions, notamment de l’Abes (Agence bibliographique de l’enseignement supérieur), basée à Montpellier, de la Bibliothèque royale des Pays-Bas, ou encore, plus inattendues, celle d’un fabricant de bibliobus néerlandais ! L’association a également récolté 3 500 euros en ayant recours à un financement participatif lancé sur la plateforme KissKissBankBank où le projet a reçu 4 000 visites. "Au-delà de l’apport financier, c’est aussi une manière de donner de la visibilité aux bibliothèques dans un réseau inhabituel", souligne Anne Guégan. Une équipe vidéo suivra tout le parcours et réalisera un documentaire sur l’événement, qui sera aussi relayé sur Facebook.
